Com processo eletrônico, TCE ganha economia, rapidez e sustentabilidade

Tribunal deixará de gastar cerca de R$ 1,1 milhão anuais pela redução de despesas postais e com papel; outra meta é encurtar o tempo na tramitação dos processos

Nesta segunda-feira (5 de julho), o Tribunal de Contas do Estado do Paraná (TCE-PR) inicia a tramitação do processo 100% eletrônico, que substituirá gradativamente o uso de documentos em papel por arquivos digitais. A medida trará economia, maior rapidez na tramitação dos processos e sustentabilidade ambiental, com a redução do uso de recursos naturais.
A estimativa é gerar uma economia de R$ 1,1 milhão anuais, levando-se em conta apenas a redução de despesas postais, com papel, impressão, transporte, armazenamento e movimentação interna dos autos dos processos. Os órgãos que prestam contas ao Tribunal também terão grande redução de custos com o fim da impressão, cópia e envio de documentos pelo Correio.
Também há a expectativa de sensível redução no tempo de tramitação dos processos. Em órgãos do Judiciário nos quais a digitalização total já foi implantada – como o Tribunal de Justiça de São Paulo e o Superior Tribunal de Justiça – houve uma queda de até 70% no tempo de tramitação.
“Estamos ingressando numa nova era. É uma mudança tão significativa quanto a que o Tribunal vivenciou no início da década de 1990, quando as máquinas de escrever passaram a ser substituídas pelos computadores”, compara o presidente, conselheiro Hermas Brandão. “Tenho a certeza de que essa nova sistemática dará ao Tribunal condições de se tornar ainda mais ágil, eficaz e útil ao cidadão paranaense.”

Certificado digital A partir desta segunda-feira, todos os processos novos e os documentos juntados a processos digitais já em trâmite serão digitalizados ao dar entrada na Diretoria de Protocolo do Tribunal e passarão a ser processados exclusivamente em meio eletrônico. Os interessados terão prazo de dez dias para retirar a documentação em papel – caso contrário, o material será destinado à reciclagem.
À medida que o processo eletrônico for avançando, o TCE passará a exigir dos órgãos públicos fiscalizados que enviem os seus processos (prestações de contas, atos de pessoal, consultas) em formato digital. Durante um período de transição, o Tribunal usará simultaneamente os sistemas de trâmite digital e em papel.
Todos os atos acrescidos aos processos eletrônicos (instruções, pareceres, propostas de voto, acórdãos) serão assinados pelos servidores responsáveis por meio de certificado digital. Espécie de RG eletrônico, o certificado confere autenticidade e segurança à tramitação dos autos.

Preparo
A implantação do processo eletrônico só está sendo possível porque o Tribunal vem se preparando há mais de um ano para isso. Em maio de 2009, foi criado o Programa TCE Digital, que adequou o órgão à nova realidade. O primeiro passo foi a instalação de uma estrutura para digitalizar os 68 mil processos (entre documentos internos e ligados à atividade de controle externo) então existentes.
Desse total, que somava aproximadamente 7 milhões de folhas de papel, estão sendo descartados 20 mil processos com temporalidade (período de guarda obrigatória) vencida. Iniciada em 25 de janeiro, a digitalização do estoque de processos deve ser concluída ainda em 2010.
Além da estrutura de digitalização, estão sendo realizados grandes investimentos em tecnologia da informação (estrutura de rede, datacenter, computadores e novos programas). O Tribunal também providenciou o suporte legal para o processo eletrônico – com a aprovação, pela Assembleia Legislativa, da Lei Complementar Estadual 126/2009; a revisão do Regimento Interno e a edição de atos normativos internos.
O custo de implantação do programa é estimado em R$ 6,2 milhões, recursos previstos no orçamento do Tribunal. “É importante destacar que, com a economia prevista de R$ 1,1 milhão anuais, em menos de seis anos todo o programa estará pago”, compara Solange Isfer, diretora-geral do Tribunal e coordenadora-geral do TCE Digital.

Texto: Valmir Denardin/TCE PR
Foto: Divulgação